Les dépenses d’ordre professionnel des salariés entraînent parfois des surprises frustrantes pour l’équipe finance d’une entreprise. Certains collaborateurs viennent avec une dizaine de factures à la fin du mois pour gâcher une bonne partie du planning budgétaire. Limitez tous les imprévus en optimisant la gestion des notes de frais.
Adopter un outil digital efficace
La plupart des comptables utilisent encore des tableaux Excel pour enregistrer les opérations concernant les notes de frais de chaque employé. Ce processus risque de durer de longues heures.
Heureusement, il est possible d’automatiser la gestion des frais professionnels. En misant sur une application comme le logiciel de note de frais Axonaut, chaque employé devra actualiser les données comptables avec des informations nécessaires concernant les dépenses : montant, motif, lieu, approbation du manager, etc. Il s’avère possible d’ajouter le justificatif pour afficher les détails de la facture.
Sélectionner la meilleure application
Aucun comptable ne se réjouit de saisir des centaines de tickets de caisse. Alors que votre dirigeant a déjà validé la mise en place d’un outil digital de gestion des notes de frais, il est temps de dénicher les programmes informatiques et mobiles disponibles sur le marché.
Vous trouverez facilement des applications ou logiciels de gestion des frais professionnels. Il convient de privilégier un système accessible via un téléphone mobile. Ce qui garantit une liberté d’utilisation pour tous les collaborateurs à tout moment. Toutes les données financières seront traitées à temps pour un planning infaillible des remboursements de chaque employé ou bien des paiements des factures des prestataires.
Il convient de considérer le nombre d’utilisateurs de l’application en fonction de l’effectif de vos employés et de vos consultants. En même temps, pensez aux futurs salariés qui feront partie de votre équipe.
Evaluer les coûts de l’automatisation des notes de frais
Chaque entreprise doit s’engager à effectuer des dépenses considérables pour les différents équipements et outils informatiques nécessaires au travail. Pour l’équipe finance, le logiciel comptable s’avère indispensable. Pour une gestion efficace des notes de frais, il convient d’adopter un programme informatique relié à une application mobile. Informez-vous sur le coût de cette révolution intéressante. Menez quelques recherches en ligne sur les applications disponibles et les conditions d’achats respectifs. N’hésitez pas à comparer les tarifs avant de prendre une décision.
Vous avez intérêt à consulter les retours d’expériences des utilisateurs de l’application de gestion des frais professionnels qui vous attire. Lisez les commentaires affichés en ligne. Vous bénéficierez de quelques idées sur les options proposées, l’économie de temps ainsi que la fiabilité des données.