L’utilisation d’un logiciel de dématérialisation est un choix à la fois judicieux et stratégique pour une entreprise. Pour rentabiliser son investissement dans un tel projet, il est primordial de bien choisir le logiciel adéquat. Dans cet article, trouvez les étapes à suivre pour trouver un logiciel de dématérialisation des documents en ligne.
Identifier les besoins de l’entreprise
Avant d’acheter un logiciel de gestion électronique des documents, il est tout d’abord important d’identifier les besoins de l’entreprise en matière de dématérialisation. L’acheteur devrait évaluer la quantité d’informations qu’il traite. D’un côté, il faut recenser le volume de documents physiques ou en version papier quelle que soit leur finalité. D’un autre côté, l’entreprise doit savoir la quantité des fichiers électroniques traités. C’est à partir de cette évaluation que l’entreprise pourra faire une liste des applications et des fonctionnalités qu’elle veut avoir dans le logiciel GED. Il est conseillé de les classer par ordres hiérarchiques car il se peut que tous les besoins ne soient pas satisfaits par un seul logiciel. L’acheteur choisira alors celui qui répondra aux critères les plus importants. Il existe des professionnels qui accompagnent les entreprises dans le processus de transformation numérique. Pour en savoir plus, visitez elo.com.
Prendre en compte les différentes fonctionnalités d’un logiciel GED en ligne
Avant de choisir un logiciel dématérialisation des documents en ligne, il est conseillé de s’assurer que le logiciel est compatible avec les autres outils employés par l’entreprise, notamment au niveau du système d’information. Il faut bien s’informer sur les modes de transfert de fichier. L’objectif est donc d’avoir un outil GED qui permet d’importer et d’exporter facilement et à tout moment les données. Une fonctionnalité importante à considérer concerne l’uniformisation du mode de classement des documents. Elle permettra de faciliter la manipulation des données par les employés. L’acheteur doit choisir le logiciel qui facilite l’utilisation de la signature électronique et intègre la fonctionnalité d’horodatage. En plus, il est conseillé de bien s’assurer que l’on pourra facilement extraire les données. Cela suppose donc que le logiciel possède un fort algorithme d’indexation des données. Un logiciel GED puissant doit être aussi un logiciel sécurisé. Opter pour un logiciel en ligne procure plusieurs avantages, notamment en ce qui concerne l’accès en temps réel des données. Il faut cependant veiller à ce que le logiciel utilisé soit fiable et offre un niveau de sécurisation élevé. Il est recommandé de choisir un logiciel permettant de tracer tous les actions relatives au traitement de données. Ces actions concernent tout type de manipulation du logiciel à savoir lecture, la modification, la création et la suppression de l’information. En plus, l’entreprise devrait aussi intégrer dans ces choix l’adaptation des collaborateurs à utiliser le logiciel.
Comparer les tarifs et la pérennité des logiciels
Après avoir choisi les logiciels qui répondent aux critères de fonctionnalité, il est temps de procéder à la comparaison des prix. Il est toutefois conseillé de bien prendre en compte, non seulement le prix d’achat, mais également les éventuelles charges relatives à l’utilisation du logiciel. L’acheteur devrait donc s’informer sur le coût de maintenance, les frais de stockage des données en ligne ainsi que les frais d’assistance. La prochaine étape est de consulter l’éditeur qui fournit l’outil. L’acheteur devrait s’assurer que le fournisseur de logiciel est une entreprise légale et fiable. Cela permettra de réduire les risques de fermeture de l’éditeur et de l’inaccessibilité aux fonctionnalités du logiciel. Dans le cas d’un logiciel dématérialisation des documents en ligne, il ne faut pas oublier de vérifier le pays où l’éditeur stocke les données. Puisque chaque pays possède ses propres réglementations concernant la gestion et la protection de données, la connaissance de l’emplacement du data center permettra d’adapter les données en fonction des contraintes légales.