Gérer des rendez-vous commerciaux en même temps que les réunions d’équipe n’a jamais été une tâche simple et encore moins facile pour les gérants. Quant aux tâches quotidiennes, complétées par la gestion des ressources matérielles, elles rendent les fonctions et responsabilités plus difficiles. Cela est d’autant plus compliqué encore pour le cas des acteurs dispersés. Pour cela, un outil innovant voit le jour et se présente comme une vraie solution. Il s’agit entre autres de l’agenda partagé gratuit en ligne.
Les principaux atouts d'un agenda en ligne
L’agenda partagé gratuit ou agenda collaboratif gratuit s’inscrit comme un outil indispensable auquel aucune entreprise ne peut actuellement faire l’impasse. Pour une meilleure organisation du travail et des personnes qui y travaillent, cet outil est d’une importance majeure. Cette nécessité se fait d’autant plus ressentir pour les entreprises de taille importante. Un agenda partagé permet un partage rapide et simplifié entre plusieurs collaborateurs. Cependant, il y a des outils spécialement conçus pour permettre un partage optimisé avec les clients et les partenaires.
Accessible en ligne depuis n’importe quel support, l’agenda simplifie le quotidien et rend plus productif. En facilitant l’organisation des événements et de la gestion des ressources, il garantit une productivité assurée. La collaboration et la communication seront ainsi beaucoup plus fluides. Après tout, le but principal d’un agenda collaboratif gratuit est de permettre une vision d’ensemble. Certes, l’essentiel consiste à choisir l’outil qui vous correspond le plus en fonction de la taille de votre entreprise et par la suite d’assurer en temps réel le suivi de chacun de vos projets. Rappel des dates clés, rappel des réunions de suivi de projet, partage d’informations, etc. En seulement quelques clics, vos collaborateurs pourront accéder à tous les agendas ainsi que tous les projets en cours. À ricochet, la gestion du planning devient plus simple et plus fluide.
Les fonctionnalités indispensables d'un agence partagé gratuit
Les fonctionnalités d’un agenda collaboratif gratuit peuvent être différentes d’un outil à un autre. Cependant, la fonction multiprojets fait généralement partie des fonctionnalités de base. Cette dernière permet de gérer l’agenda de plusieurs projets en même temps étant donné que chaque agenda est cloisonné. Un nouveau collaborateur sera ainsi opérationnel plus rapidement.
Il y a aussi la fonction confidentialité qui est la plus importante. Cette option permet à un administrateur de rendre confidentiels des événements en particulier, de sorte que seuls les administrateurs y aient accès. Pour les autres utilisateurs, ils voient seulement un créneau déjà réservé. Cela indique clairement que quelque chose de prévu est déjà fixé sur ce créneau et qu’il faut trouver une autre date pour les autres événements prévus. En tout cas, la fonction partage est celle qui fait de cet agenda un outil de communication interne par excellence. Administrateur, auteur, lecteur, tout le monde a la possibilité d’y faire un partage ou même créer un événement. En bref, les fonctionnalités de base d’un tel outil sont tellement multiples. Parmi celles-ci, vous avez par exemple la fonction « rappels » et la fonction « invitation » qui rendent l’outil plus intéressant.
Dans quels cas peut-on avoir besoin d’un agenda collaboratif gratuit ?
Toutes les entreprises, quels que soient leur taille et leur secteur d’activité, peuvent avoir besoin d’un agenda collaboratif gratuit ou payant. Une entité a forcément besoin d’un tel outil pour assurer le suivi de chaque projet en cours. L’oubli ne sera plus un problème vu que l’outil permet le rappel des dates clés, le rappel des réunions ainsi que le suivi de projet. Généralement, le partage se fait en ligne, ce qui signifie que chaque membre peut y accéder de moment qu’il y a une connexion. De ce fait, le gain de fluidité de travail sera réel.
Pour la gestion optimisée de planning de chaque équipe, l’agenda partagé gratuit entre en jeu. Ici, son objet est de travailler plus efficacement avec les collaborateurs. En fonction de leurs droits, les derniers pourront accéder au planning ou juste consulter l’organisation mise en place. Les secteurs qui ont besoin d’un tel outil sont nombreux. Par exemple, les cabinets médicaux pourront s’en servir pour organiser les rendez-vous, tandis que les hôtels peuvent en profiter pour gérer les créneaux de l’espace.
Est-il nécessaire de créer un compte pour accéder à un agenda en ligne ?
L’agenda collaboratif gratuit permet de gérer vos projets en ligne et de gérer en même temps le planning de l’équipe et les ressources matérielles. Les administrateurs ont le droit complet pour y ajouter et modifier des événements. Ils sont aussi ceux qui y ajoutent des membres. Quant aux membres, ils ont besoin de compte pour y accéder. Après tout, l’accès à ces plateformes collaboratives demande des mots de passe. Dans cette optique, c’est seulement avec un compte que les collaborateurs peuvent avoir accès à un agenda multiprojets et aux informations partagées pour ne pas divulguer les informations. Pour les membres, leur droit leur permet d’ajouter ou modifier des données sur l’agenda. Cela leur donne également la possibilité de consulter les informations partagées sans pouvoir modifier ou ajouter quoi que ce soit.