Toutes les organisations et entreprises publiques doivent veiller au respect à la gouvernance des données personnelles qu’ils traitent depuis la mise en application du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). Il est important de bien choisir un outil de pilotage de la conformité RGPD qui correspond à ses attentes et à ses besoins. Il existe plusieurs critères qui vous permettent de vous équiper d’un logiciel conforme à cette norme. Cela, que vous soyez un directeur juridique, un juriste, un RSSI (Chief information security officer) ou même un DPO (Data Protection Officiers).
À quoi sert un logiciel RGPD ?
Avant de choisir un bon logiciel rgpd pour conserver les données personnelles, il est important d’évaluer toutes les possibilités offertes par le dispositif. Un outil est considéré performant s’il répond à certains critères essentiels. Un logiciel qui respecte les normes de la déclaration rgpd permet de faire un contrôle des risques juridiques, permet de faire un suivi régulier et systématique des mesures de sécurité entreprises, cela vis-à-vis de l’évolution constante de la technologie.
De plus, cet outil permet aussi une notification facile et rapide d’une éventuelle violation de données. À ce moment-là, il est nécessaire de veiller au respect des droits et aux libertés des personnes. Ceci permet également de réaliser des analyses sur l’impact de l’outil dans la vie privée des sujets concernés. À noter que cette étude doit avoir lieu quand les traitements des données représentent des risques trop élevés sur les droits des personnes. Il permet aussi de respecter le principe d’accountability comme les traitements simultanément des données et la gestion des données, etc.
Pourquoi utiliser un logiciel conforme au RGPD ?
Depuis le 25 mai 2019, la mise en conformité RGPD est imposée afin d’assurer la protection des informations personnelles. Le CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés) peut demander le registre de traitement des données personnelles. L’utilisation d’un logiciel rgpd s’applique à toutes les entreprises et les organismes, quels que soient leur taille, leur activité et les pays d’implantation, et qui traitent ou non des données personnelles pour leur compte. Ceci présente donc de nombreux avantages. Il facilite la tenue d’un registre de traitement des données personnelles. En effet, il permet de consulter l’historique des modifications et d’identifier les irrégularités de traitement. C’est aussi l’un des dispositifs de contrôle efficace pour le DPO (Délégué à la protection des données). Ceci contrôle les données renseignées dans diverses applications de la société et détecte les éventuelles informations sensibles dont le traitement est interdit par le Règlement Général sur la Protection des Données.
Par ailleurs, un logiciel rgpd est un outil qui permet aux entreprises de gagner du temps. Cela, car il détient plusieurs fonctionnalités qui servent à accélérer certains processus comme l’option copier/coller. Cette solution permet également de faciliter la collaboration du DPO avec les autorités de contrôles, les sous-traitants et les responsables de traitement. De plus, il donne l’occasion de mettre à la disposition des dirigeants l’ensemble des documents indispensables pour la mise en conformité, par exemple les plans et les registres d’action.
Comment bien choisir un logiciel de pilotage conforme au RGPD ?
Il existe sur le marché plusieurs logiciels certifiés en RGPD qui permettent d’accélérer les étapes rgpd d’une entreprise ou association. Par exemple, le Smart GDPR qui est l’un des leaders mondiaux possède un point fort important qui est la polyvalence. Le logiciel DPM est celui qui garantit une proposition intéressante pour toute structure. Ceci donne l’opportunité d’automatiser quelques tâches et certains traitements de données. Actuellement, le CaptainDPO fait partie des dispositifs très prisés. Il intègre un bon nombre de fonctionnalités assez poussées. Avec ceci, il est plus facile de mettre en conformité un projet.
Afin de bien choisir un outil adapté, il est indispensable de réaliser une justification des techniques et les méthodes utilisées par la société pour collecter et stocker des données et pour recueillir des consentements. Il faut également être sûr que le logiciel choisi suit les normes en RGPD. Par ailleurs, il est recommandé de choisir un logiciel rgpd ergonomique. Cela, parce qu’en plus d’être intuitif, ce type de solution est aussi facile à manipuler. Le responsable qui se charge du traitement des données et son exploitation peut faire en sorte de prouver cette affirmation en accédant aux données et les manipuler selon leurs fonctionnalités.